3 rzeczy, które musisz wiedzieć o organizacji konferencji

7 kwietnia 2022 Material zewnetrzny 0 Comments

Już niebawem będziesz musiał zorganizować konferencję w swojej firmie? Nigdy wcześniej się tym nie zajmowałeś i nie wiesz, od czego zacząć? Skorzystaj z pomocy firm od imprez integracyjnych i nie tylko. Poniżej prezentujemy najważniejsze rzeczy, które powinieneś wiedzieć jako organizator konferencji.

• Oszacuj liczbę uczestników imprezy
• Przygotuj program konferencji
• Znajdź sale konferencyjne

Ile będzie uczestników konferencji?

Tym, co w największym stopniu ma wpływ na organizację konferencji, będzie liczba zaproszonych na nią uczestników. Od tego będzie zależeć miejsce konferencji, a także materiały konferencyjne, o które powinieneś dla nich zadbać. Koszt przygotowania jednego pakietu może wynieść nawet 100 złotych, dlatego nie ma mowy o tym, że nie wiesz, ile osób się pojawi na imprezie. Zapraszając gości konferencji, miej na uwadze, aby potwierdzili swój udział na niej. Pozwoli ci to lepiej przygotować imprezę oraz rozsądnie zarządzać pieniędzmi na nią.

Przedstaw uczestnikom konferencji jej program

Szukając firm od profesjonalnej organizacji konferencji, zawsze zostaniesz zapytany, czy masz już jej program. Co to takiego? W skrócie jest to szczegółowy rozkład jazdy, w którym zaplanowane są wszystkie wydarzenia, łącznie z przerwami na kawę, lunchem czy wystąpieniami zaproszonych gości. Organizując konferencję, taki program trzeba mieć przygotowany dużo wcześnie. Agencja eventowa na jego podstawie przygotuje pełny kosztorys i przedstawi ofertę cenową. Drukowany przebieg konferencji powinno się również udostępnić zaproszonym osobom. Można to zrobić np. w mediach społecznościowych na zamkniętych grupach lub stronie wydarzenia. Program powinien również pojawić się w miejscu konferencji w widocznym miejscu — np. w hallu.

Jaka sala do profesjonalnej organizacji konferencji?

Przygotowanie konferencji wymaga znalezienia miejsca, w którym może się ona odbyć. Jedno z ciekawszych miejsc to sale konferencyjne Zakopane. Położone w centrum polskich Tatr, samą swoją lokalizacją i otoczeniem będą stanowić atrakcje dla uczestników. Nowocześnie wyposażone sale konferencyjne w Zakopanem świetnie nadają się na imprezy integracyjne oraz inne eventy firmowe. Wszyscy uczestnicy konferencji mogą otrzymać komfortowe zakwaterowanie w przynależnych do sali konferencyjnych pokojach. Jest to szczególnie wygodne przy kilkudniowych spotkaniach. Oczywiście takim wydarzeniom potrzebne są atrakcje towarzyszące. W Zakopanem mogą nimi być wycieczki po mieście, wyjazd kolejką na Kasprowy Wierch, zimowy kulig, wycieczka do Morskiego Oka czy wyjazd na baseny termalne.